Configuración inicial

La configuración inicial del sistema es un poco pesada, ya que tendremos que informar al sistema de todas las asignaturas, los horarios, los alumnos...

Creación de un usuario de faltas
Es muy recomendable que en el domino G Suite for education se cree un usuario que será el encargado de gestionar el sistema y enviar los mails a las famílas.

Creación de la plantilla para el tutor
Cada tutor debe crearse una plantilla assistatut y compartirla con el usuario de faltas. O la puede crear el usuario y compartirla con el tutor.
Una vez creada, hay que configurarla. Vamos a ver paso por paso, con la plantilla abierta:
  1. Rellenar los datos del curso (como se ha hecho en los cuadernos virtuales)



  2. Rellenar los datos de las materias.
    Una materia corresponde a una asignatura y a un grupo de alumnos. Si en una asignatura los alumnos cambian (refuerzos, desdobles...) hay que indicar varias materias. Por ejemplo: la asignatura de Tecnología suele tener 2 horas de clase. Una hora con todo el grupo entero y otra hora con medio grupo (para el profesor son 3 horas de clase).
    En este caso, se deben indicar tres materias. 1 para la hora con el grupo entero y 2 más para las horas con medio grupo. Así el se podrá definir días y horas reales y con los alumnos que se tiene en clase.

    Para cada materia se indica un código corto, un nombre completo (es recomendable iniciarlo con el curso, por ejemplo ESO1A Matemáticas), la URL del cuaderno virtual se deja en blanco y los días y horas que se realiza. En el Día1, hay que indicar el número del primer dia que se hace clase de esa asignatura (1 para lunes, 2 para martes, 3 para miécoles...). En el Día2, se indica el número del segundo día que se da clase. Así sucesivamente hasta completar el total de días de clase (pueden quedar días en blanco, si no se hacen 5 clases a la semana).

    Por ejemplo, si una asignatura se da el lunes a 3a hora, el miércoles a 2a y el jueves a 5a, se configurará así:
    Día1   Hora1   Día 2     Hora2    Día3    Hora3
      1         3         3            2         4          5

    Si hay alguna asignatura que tiene clases de 2 horas, se debe indicar de forma consecutiva:

    Día1  Hora1   Día2   Hora2
      1        1         1        2

    También hay que indicar
    el email del profesor que da la materia. Se pueden indicar más de una dirección, si se separan por comas.
    Si quien crea los cuadernos no es el tutor sinó un usuario de faltas, es interesante añadir el mail el tutor en todas las materias. Así, más adelante, podrá actualizar estos cuadernos.


    Si algún cuaderno ya lo hubiéramos creado con otro Asistatut (por ejemplo en asiganturas optativas que dan col alumnos de más de un grupo), entonces se debe indicar su URL. Tiene que ser de la siguinet forma (importante el /edit final)

    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hU3jHW_7Td2d9oM2VJTuzFR11ks3QHLuphAm_Dcf6n8/edit

  3. En la hoja 1º trimestre, indicar una referencia para cada alumno y su nombre. La referencia debe indentificar al alumno de forma única. Se puede usar el DNI, su dirección de correo electrónico, su número de matrícula... Yo recomiendo usar el correo electrónico.

  4. Finalmente, en la hoja Alumnos, indicar las direcciones de correo dónde mandar las faltas y retrasos para cada alumno. Se puede indicar el correo del padre, madre... Si se utiliza un libro de centro donde estén estas direcciones, se puede utilizar la opción del menú para recuperar automáticamente estas direcciones) (en las instrucciones del Cuaderno Virtual del profesor se explica com crear este fichero de centre)

Creación de los cuadernos virtuales
Una vez está la hoja Assistatut configurada, se puede elegir la opción del Menú Cuadernos / Crear los cuadernos. Esto creará un cuaderno para cada materia y lo compartirá con el profesor correspondiente. Si algún cuaderno ya estuviera creado y hubiésemos indicado su URL, no se crearía.

Para evitar que los profesores tengan que configurar estos cuadernos, es conveniente realizar primero una copia de la plantilla del cuaderno virtual y adaptar la hoja Datos del curso a las especificidades del centro. Si en la Assistatut indican la dirección de esta nueva plantilla (en la hoja Plantillas), al crearse los cuadernos ya estarán configurados.

Si hay alguna materia que debe estar en 2 Assistatuts (por ejemplo materias optativas), entonces una vez creado en un Assistatut, se tendrá que copiar la URL en el otro Assistatut para evitar que automáticamente se cree un nuevo cuaderno virtual. Assistatut solamente crea los cuadernos dónde la dirección URL está en blanco.

Se puede encontrar como crear estas plantillas en el siguiente enlace: Cuaderno virtual del profesor


Ubicación de los cuadernos virtuales
Para facilitar la vida a los profesores, es recomendable crear una carpeta compartida con todos los profesores con permiso de lectura. Cada profesor tendrá esta carpeta en su Unidad de Drive.
A esta carpeta se mueven todos los cuadernos virtuales que el centro tenga creados (que pueden ser más de 100).
Después, se seleccionan todos los cuadernos y, con la opción de compartir, se elimina el grupo de profesores que tienen permiso de lectura.
De este modo, cada profesor tiene en su unidad un carpeta de cuadernos virtuales y, cuando entra, sólo ve los suyos (ya que el sistema se los había compartido).
Si el usuario de faltas (o el administrador) entra en la carpeta, puede ver todos los cuadernos en un solo lugar.

Configurar la automatización de los scripts
Para terminar, hay que configurar que los scripts se ejecuten solos. Para hacerlo, se debe abrir la plantilla Assistatut con el usuario que mandará los mails. Yo recomiendo que sea el usuario creado de faltas.
Se accede al menú Herramientas, editor de scripts.

Y se elegie el botón reloj de la barra de herramientas.

Hay que configurar 7 disparadores:
  • mail_fam: que se ejecute cada día entre 9 y 10, así se mandaran a las famílias las faltas y retrasos.
  • assist_hoy: que se ejecute cada día entre 4 y 5 de la tarde, así el tutor ya tiene disponibles las faltas del día.
  • assist_set: que se ejecute cada día entre las 2 y las 3 de la madrugada, así se recogen las faltas de los profesores que las hayan introducido más tarde.
  • inci_hoy: que se ejecute cada día entre 4 y 5 de la tarde, así el tutor ya tiene disponibles las incidencias del día.
  • inci_set: que se ejecute cada día entre las 2 y las 3 de la madrugada, así se recogen las incidencias de los profesores que las hayan introducido más tarde.
  • act_comp_QV: que se ejecute los domingos, entre las 5 y las 6 de la madrugada, así se recogen los datos de actiud (material, deberes y trabajo en clase) i de competencias.
  • avaluacions_qv: que se ejecute cada día entre las 8 y las 9 de la tarde, así el tutor podrá ver las notas finales en cualquier momento.



Gestión de listas
Una vez creados los cuadernos, hay que añadir los alumnos. Cada profesor puede hacerlo, siempre que indique el nombre pero también la referencia.
Si se desea, también se puede hacer de forma centralizada.
Hay que utilizar la hoja Listas QV del Assistatut. Si se han introducido los alumnos en la hoja 1er trimestre, en Listas QV aparece una tabla con los alumnos y las materias.
Como no todos los alumnos cursaran todas las materias, se indicará un 1 en las materias que cada alumno cursa.


Una vez definidas qué materias hace cada alumno, sólo hay que elegir el menú Assistatut / Cuadernos / Añadir alumnos a los cuadernos

Automáticamente se añadirán los alumnos a los cuadernos correspondientes. Concretamente, se añade el nombre y la referencia a la hoja de Asistencia de los Cuadernos y el mail, el mail de las familias y la fotografía en la hoja Contacto de los Cuadernos.